RA Ticket Scanner (DE)

So nutzt du den RA Ticket Scanner

Der RA Ticket Scanner wurde von einem Team entwickelt, das die Clubkultur und die spezifischen Bedürfnisse von VeranstalterInnen und Veranstaltungsorten versteht. So kannst du sicher sein, dass du das leistungsfähigste Einlasslogistik-Tool für Events mit 200 bis 20.000 Personen hast.

RA Ticket Scanner unterstützt:

Papiertickets
E-Tickets
Tickets über die RA Guide App
Tickets in Apple Wallet
Tickets mit Smartphone-Display
An externen Verkaufsstellen verkaufte Tickets

Vorteile

Superschnelles und zuverlässiges synchronisiertes Scannen über mehrere Geräte hinweg
Echtzeit-Eintrittsstatistiken
Hinzufügen neuer Gäste zu jeder Zeit, auf Knopfdruck und von jedem Gerät aus
Echtzeit-Synchronisierung zur sekundenschnellen Bearbeitung von Gästelistenanfragen in letzter Minute
Manuelle Suche nach Gästenamen oder Filterung nach Gästeliste oder Ticketstufe
Importieren von Tickets von anderen Anbietern
Ändern von Ticketzuteilungen oder Endverkaufsdaten und Stoppen des Verkaufs über die App
Sekundäre und tertiäre Logins für Türpersonal mit begrenztem Zugang

RA Ticket Scanner Anleitung

1. Einloggen

Gebe den Benutzernamen und das Passwort ein, die für das primäre Promoter Profile gelten

Sekundäre Benutzer:

Wenn du Türsteher hast, empfehlen wir dir, ein sekundäres Passwort festzulegen. Diejenigen, die sich mit einem sekundären Passwort anmelden, können keine Statistiken einsehen, keine Gästeliste hinzufügen und keine Ticketzuweisungen ändern.

Gehe dazu zu RA Pro, navigiere zu Ticket Management und lege das Passwort unter dem Abschnitt "RA Ticket Scanner" am unteren Ende der Seite fest. Wir empfehlen dir, das Passwort für jede Veranstaltung zu ändern. Der Benutzername bleibt derselbe wie bei der primären Anmeldung.

Tertiär-Benutzer:

Wenn du die Namen von Gästen in der App verbergen möchtest, kannst du auch ein Passwort für Drittnutzer festlegen.

Befolge dazu den gleichen Prozess wie oben für sekundäre Benutzer.

2. Promoter auswählen

Wähle dein Konto aus der Liste auf dem Bildschirm aus.

3. Event auswählen

Du kannst Events aus einer Liste mit aktuellen oder vergangenen Events auswählen. Wähle die Events aus, für die du Tickets scannen möchtest.

4. Menüführung

Die folgenden Statistiken werden unter den Veranstaltungsdetails angezeigt:

Gescannte Tickets / verkaufte Tickets (z.B. 300 / 500)
Gescannte Gästelistentickets / versandte Gästelistentickets (z. B. 10 / 20)
Gescannte Tickets gesamt / verkaufte Tickets gesamt (z. B. 310 / 520)
Gescannt nach Gerät (z. B. 310)

Das Hauptmenü des Events ist dann in vier Bereiche unterteilt:

Tickets scannen: Zugriff auf die Liste der TicketinhaberInnen und Einscannen der Personen
Verkaufsverwaltung: Anzeigen der Ticketverkäufe, Aktualisieren der Ticketzuweisung und Aktualisieren des Enddatums des Ticketverkaufs
Eventstatistiken: Anzeigen von verkauften Tickets, Gästeliste, Appell, Einnahmen und Eventansichten
Erweitert: Aktiviere die lokale Synchronisierung, um Tickets ohne Internetverbindung zu scannen

Der Scanstatus deines Geräts wird oben auf dem Bildschirm angezeigt. Du kannst auf die Info-Schaltfläche tippen, um eine vollständige Übersicht über die Bedeutung des einzelnen Status zu erhalten.

Manchmal siehst du unter "scanned by device" die Meldung "pending upload". Diese Meldung bedeutet, dass einige Scans noch nicht erfolgreich mit dem Server synchronisiert wurden und zeigt die Anzahl der Tickets an, die noch hochgeladen werden müssen. Um die Meldung "pending upload" zu löschen, synchronisiere einfach das Gerät. Wenn sich die Zahl der ausstehenden Uploads nicht verringert, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass das Gerät Probleme hat, eine Verbindung zum Internet herzustellen. In solchen Fällen empfehlen wir die "local sync" (siehe Schritt 9). Wenn du diese Meldung nicht siehst, wurden alle Scans erfolgreich mit dem Server synchronisiert.

5. Tickets scannen

Tippe auf die Schaltfläche "scan", um gedruckte oder mobile Barcode-Tickets zu scannen, indem du die Kamera über den Barcode hältst, bis das Ticket eingecheckt ist.

Wenn du in einem dunklen Bereich arbeitest, kannst du die Sichtbarkeit erhöhen, indem du auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke tippst, um die Taschenlampe einzuschalten. Beachte jedoch, dass sich der Akku deutlich schneller entlädt, wenn du die Taschenlampe eingeschaltet lässt.

Du kannst Gäste manuell einchecken, indem du doppelt auf ihren Namen tippst oder nach rechts wischst, oder über die Suchleiste. Sobald ein Gast eingecheckt ist, erscheint ein grünes Häkchen neben dem Namen. Wenn du jemanden versehentlich eincheckst, tippe einfach doppelt auf den Namen oder wische nach links und tippe auf "undo".

Du kannst Gäste auch ablehnen, indem du nach links über den Namen streichst und auf "reject" tippst.

Du könntest die Namen auch nach Stufe filtern (z. B. wenn du eine separate VIP-Warteschlange hast). Tippe auf "filter", stelle sicher, dass die entsprechende Stufe ausgewählt ist, und tippe dann auf "submit". Du siehst dann eine gefilterte Liste der TicketinhaberInnen. Wenn der Filter aktiviert ist, scannt das Gerät nur Tickets der jeweiligen Kategorie (z. B. scannt der VIP-Filter keine GA-Tickets).

6. Hinzufügen von Gästen

Du kannst der Gästeliste auch direkt in der App manuell Gäste hinzufügen. Tippe einfach auf "add" in der oberen rechten Ecke, gebe die Daten ein und tippe auf "submit". Der Gast wird dann in die Gästeliste aufgenommen und kann eingecheckt werden.

Bitte beachte jedoch, dass das Hinzufügen von Gästen auf diese Weise bedeutet, dass du sie auf die Gästeliste setzt und ihnen der Eintritt nicht berechnet wird. Die Eintrittskarte für die Gästeliste wird auch nicht für den Ticketverkauf oder die Umsatzstatistiken berücksichtigt.

7. Verkaufsverwaltung

Tippe auf eine Ticketstufe, um eine Aufschlüsselung der Verkäufe für dieses Ticket anzuzeigen.

Du kannst die Zuweisungen in Echtzeit anpassen, indem du auf "update allocation" tippst, den Verkauf stopst oder das Datum und die Uhrzeit des Verkaufsendes in diesem Fenster aktualisierst.

8. Veranstaltungsstatistik

This is your real-time event dashboard. You can view tickets sold, guestlist, roll call, revenue and event views. Tap 'view more statistics' and login to RA Pro for a more detailed breakdown.

9. Erweitert

Du kannst Tickets ohne Internetverbindung scannen, indem du die lokale Synchronisierung aktivierst.

Die lokale Synchronisierung ermöglicht es den Geräten, sich mit einem lokalen Wi-Fi-Netzwerk zu verbinden, sodass sie miteinander kommunizieren können, auch wenn keine oder nur eine eingeschränkte Internetverbindung besteht. Dies ist besonders wichtig für Festivals oder Großveranstaltungen mit mehreren Scannerspuren, bei denen instabile Internetverbindungen dazu führen können, dass die Tickets mehr als einmal gescannt werden. Durch die Verwendung eines Wi-Fi-Routers zur Verbindung der Geräte über ein lokales Netzwerk stellt die lokale Synchronisierung sicher, dass Scandaten und Appellstatistiken auf allen Geräten in Echtzeit aktualisiert werden.

Bitte beachte jedoch, dass die Verwendung der lokalen Synchronisierung die Gerätebatterien schneller als üblich entlädt.

Importieren externer Tickets:

Vorbereiten der Datei:

Um externe Tickets in das RA-Scansystem zu importieren, musst du für jede einzelne Ticketverkaufsstelle ein Spreadsheet erstellen
Die Datei muss im .csv-Format vorliegen und darf nur 3 Spalten enthalten - mit den Überschriften: Name, Barcode und Type
Die Spaltentitel dürfen nur diese Bezeichnungen enthalten

Name	Barcode	Type
Joe Bloggs	12345678	Early bird
Jane Doe	12345678	4th release

Bitte beachte, dass die Spalten in beliebiger Reihenfolge hochgeladen werden können, aber die Titel müssen wie angegeben sein.

Bitte achte auf die Abstände vor und nach den Wörtern, da zusätzliche Zeichen oder Leerzeichen im Titelfeld zu Problemen beim Hochladen führen können (einschließlich Großbuchstaben und -s am Ende der Titel).

Wenn es in der Exporttabelle für die anderen Ticketverkaufsstellen eine separate Spalte für Vor- und Nachnamen gibt, musst du diese in einer Spalte zusammenfassen.

Wie kann man Vor- und Nachnamen in einer Tabellenkalkulation zusammenfassen:

Erstelle eine neue Spalte und gib die folgende Formel ein: =B3&”(space)”&C3

Beachte, dass B3 und C3 nur zufällige Beispiele sind und die Zellennummer für den Vornamen bzw. den Nachnamen darstellen

B3 = Zelle für den Vornamen

C3 = Zelle für den Nachnamen

Ziehe die Formel nach unten, um den vollständigen Namen für alle Ticketinhaber einzugeben.
Erstelle eine neue Spalte rechts neben der vorherigen Spalte.
Kopiere die Namensdaten und füge sie mit "paste values only" in die neue Spalte ein.
Lösche alle anderen Spalten
Benennen Sie die verbleibende Spalte mit "Name".

Sobald du die drei Spalten hast, speichere diese als CSV-Datei, die dann importiert werden kann.

Hochladen in RA:

So importierst du deine vorbereiteten Dateien:

Gehe zu RA Pro
Klicke auf den Titel des Events, zu dem du die Tickets hochladen möchtest
Klicke auf den Reiter "ticket scanner & guestlist" tab
Klicke unter dem Titel "EXTERNAL TICKET IMPORT" auf "manage external tickets"
Gebe den Namen der Verkaufsstelle ein, von der du hochladen möchtest
Klicke auf Datei auswählen und wähle die vorbereitete CSV-Datei aus, die du zuvor erstellt hast

7. Nach dem Hochladen siehst du unten eine Liste aller deiner externen Tickets sowie eine Aktualisierung der Anzahl der importierten externen Tickets:

Wenn du einen Fehler gemacht hast, kannst du einzelne Tickets oder alle unten auf der Seite löschen.

Diese Tickets erscheinen dann im Ticketscanner und können eingescannt oder manuell eingegeben werden.

Wenn du als Promoter oder Organisator eines Event noch Hilfe benötigen, gehe zu RA Pro und melde dich an. Verwende dann die Schaltfläche "Help" in der Ecke, um uns zu kontaktieren.Wenn du als Promoter oder Organisator eines Event noch Hilfe benötigen, gehe zu RA Pro und melde dich an. Verwende dann die Schaltfläche "Help" in der Ecke, um uns zu kontaktieren.